# Du dépôt à la facture : le parcours d'un lot en maison de ventes

> Le parcours complet d'un lot en maison de ventes, étape par étape : reçu de dépôt, catalogage, estimations et réserves, catalogue, enchères, jour de vente, facturation, paiement, décompte vendeur et expédition.

- URL: https://www.selloff.auction/fr/articles/du-depot-a-la-facture
- Langue: Français
- Publié: 2026-07-09
- Type: Guide
- Mis à jour: 2026-10-07
- English: https://www.selloff.auction/articles/auction-house-workflow-consignment-to-invoice.md

Quelle que soit sa spécialité, chaque maison de ventes suit la même chaîne. Les objets arrivent, sont décrits et estimés, figurent dans un catalogue, reçoivent des enchères, sont adjugés, facturés et payés ; le déposant est réglé et le lot expédié. Les différences se situent dans les détails, et c'est dans les détails que l'on perd du temps et que les erreurs s'installent.

Cet article suit un lot tout au long de la chaîne, avec les points d'attention de chaque étape et la manière dont Selloff les prend en charge.

## 1. Le reçu de dépôt

Tout commence lorsqu'un déposant confie des objets à la maison. Le [reçu de dépôt](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/recu-de-depot.md) indique ce qui a été remis, par qui et à quelles conditions :

- [Commission vendeur](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/commission-vendeur.md)
- Frais fixes par lot
- Assurance sur les lots vendus et invendus
- Éventuelle commission de courtier

Signé par les deux parties, il sert de référence pour toutes les questions qui suivront.

Dans Selloff, un reçu appartient à un dépôt et porte ses conditions de vente. Son statut indique où en est le travail (non livré, livré en attente de description, en description, terminé), et la maison peut exiger un reçu signé avant qu'il passe à l'étape suivante. L'emplacement de stockage est aussi enregistré, pour que le catalogueur retrouve les objets. Voir [reçus de dépôt et documents signés](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/recus-depot.md).

## 2. Le catalogage

L'expert décrit chaque [lot](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/lot.md) : titre, description, dimensions ou poids, état, provenance, catégories et images. Des données bien structurées rapportent plus tard. Elles alimentent le catalogue imprimé, le site, les plateformes et les recherches que feront les collaborateurs dans plusieurs années.

L'écran de description de Selloff associe un titre et une description à un titre et une description secondaires (souvent utilisés pour une deuxième langue), jusqu'à dix champs supplémentaires configurables, des taxonomies, des mots-clés et des images classées par type de scan. Chaque lot reçoit une référence interne permanente et peut porter une étiquette code-barres dès le premier jour. Voir [description des lots](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/description-lots.md) et [références et étiquettes code-barres](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/references-codes-barres.md).

## 3. Estimations et réserves

Chaque lot reçoit une [estimation basse et haute](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/estimation.md), une [mise à prix](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/mise-a-prix.md) et, si c'est convenu, un [prix de réserve](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/prix-de-reserve.md). Ces montants sont discutés avec le déposant, qui reçoit en général une liste descriptive à valider avant l'impression du catalogue.

Dans Selloff, estimations, mise à prix et réserve figurent sur le lot. L'estimation imprimée est générée automatiquement et peut être ajustée à la main. La liste descriptive s'imprime ou s'envoie par e-mail à chaque déposant depuis le reçu ou depuis l'écran des dépôts de la vente. Voir [estimations et prix de réserve](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/estimations-reserves.md).

## 4. Catalogue et publication

Les lots sont attribués à un catalogue, mis en ordre (par catégorie, déposant ou thème) puis numérotés. Les ventes importantes sont divisées en [vacations](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/vacation.md). Avant publication, un contrôle systématique repère les images, estimations ou descriptions manquantes.

Selloff permet d'ordonner les lots par règles ou à la main, de les numéroter à partir d'un premier numéro choisi, de lancer un contrôle d'erreurs, puis d'activer le catalogue. Il peut alors être imprimé en PDF, exporté pour InDesign, en Excel ou en images, préparé aux formats de fichier de plateformes comme Drouot ou Interenchères et publié sur votre propre site. Voir [construction et numérotation du catalogue](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/construction-catalogue.md) et [publication du catalogue en ligne](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/publication-catalogue-en-ligne.md).

## 5. Inscription des enchérisseurs et ordres d'achat

À l'approche de la vente, les clients s'inscrivent et laissent des ordres. Chaque enchérisseur reçoit un [numéro d'enchérisseur](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/numero-d-encherisseur.md). Les [ordres d'achat](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/ordre-d-achat.md) et les réservations de lignes téléphoniques sont enregistrés, et les enchères en ligne arrivent des plateformes.

Dans Selloff, les enchérisseurs sont créés pour chaque vente avec un type (salle, téléphone, web ou autre) et une limite d'achat. Ordres écrits, ordres téléphoniques et ordres alternatifs (« ou ») se saisissent sur la fiche de l'enchérisseur ; les enchères des plateformes connectées ou de fichiers XLSX sont importées et rapprochées des clients existants. Le [livre des enchères](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/livre-des-encheres.md) s'imprime pour toute la vente, une vacation ou une plage de lots. Voir [inscription et suivi des enchérisseurs](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/gestion-encherisseurs.md) et [ordres d'achat et enchères téléphoniques](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/ordres-achat.md).

## 6. Le jour de la vente

Le commissaire-priseur recueille les enchères de la salle, du téléphone, du livre et d'internet, et adjuge chaque lot. Le clerc note le [prix d'adjudication](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/prix-d-adjudication.md) et le numéro de l'acheteur, et signale les lots invendus et retirés.

La console du commissaire-priseur de Selloff affiche le lot en cours et les enchères de chaque canal, et enregistre les adjudications au fil de la vente. Si une enchère a été attribuée au mauvais enchérisseur, l'écran de consultation et de modification de la vente permet de la corriger. Notre guide [Organiser une vente hybride](https://www.selloff.auction/fr/articles/organiser-une-vente-hybride.md) détaille le déroulement de la vacation.

## 7. Après la vente : les invendus

Les [lots invendus](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/lot-invendu.md) ne sont pas la fin de l'histoire. Beaucoup de maisons acceptent des offres en [après-vente](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/apres-vente.md), souvent proches de la réserve et avec l'accord du déposant. Dans Selloff, les offres sur les lots invendus peuvent rester ouvertes après une vente en direct. Chaque offre s'affiche avec l'estimation, la réserve et le déposant du lot, et s'accepte ou se refuse en un clic. Voir [offres et après-vente](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/offres-apres-vente.md).

## 8. La facturation des acheteurs

Les [factures acheteurs](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/facture-acheteur.md) doivent partir vite, idéalement le jour même. Chacune réunit les prix d'adjudication, les [frais acheteur](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/frais-acheteur.md), l'assurance le cas échéant, la TVA et les éventuels frais.

Dans Selloff, l'écran des enchérisseurs à facturer liste tous les acheteurs ayant des lots non facturés. Les factures peuvent être créées pour tous les enchérisseurs sélectionnés en une fois, et un client ayant enchéri sous plusieurs numéros peut recevoir une seule facture. Les frais acheteur sont définis par vente et peuvent être adaptés par client ; les frais de plateforme s'ajoutent selon l'origine de chaque enchère. Les factures s'impriment ou s'envoient par e-mail en série. Voir [facturation automatique](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/facturation-automatique.md).

## 9. Paiement et rappels

Les paiements arrivent par virement, par carte ou en ligne. Il faut les rapprocher des factures et relancer les retardataires, avec courtoisie mais fermeté.

Selloff enregistre les paiements sur les factures, propose le paiement en ligne via des prestataires de paiement connectés et gère trois niveaux de rappel, chacun avec des frais optionnels. Une balance âgée et la liste des lots impayés montrent ce qui reste ouvert. Voir [suivi des paiements et relances](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/suivi-paiements.md).

## 10. Le règlement des déposants

Une fois les acheteurs payés, les déposants sont réglés. Le [décompte vendeur](https://www.selloff.auction/fr/glossaire/decompte-vendeur.md) indique :

- **Le résultat de chaque lot**
- **Les déductions** — Commission vendeur, frais par lot, assurance.
- **Le montant net dû**

Dans Selloff, les décomptes sont générés par vente depuis l'écran des dépôts, avec une version d'information provisoire à contrôler avant émission. L'écran des déposants à facturer montre ceux qui attendent encore leur décompte. Tant qu'un acheteur a une extension ouverte sur un lot pour en vérifier l'authenticité, le paiement au déposant pour ce lot reste bloqué. Les versements peuvent être exportés dans un fichier pain.001 pour votre e-banking. Voir [décomptes vendeurs](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/decomptes-vendeurs.md).

## 11. Expédition et retrait

Enfin, les lots quittent la maison : retirés sur place, envoyés par la poste ou confiés à un transporteur. Chaque envoi demande un bon d'envoi, un emballage adapté, un numéro de suivi et la vérification que la facture est payée.

Selloff relie les expéditions aux factures, calcule les frais d'envoi selon une matrice et utilise le scan des codes-barres pour vérifier que les bons lots partent dans le bon colis. Voir [expéditions et bons d'envoi](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/expeditions.md).

## 12. La comptabilité

Tout au long de la chaîne, chaque facture, paiement et décompte génère des écritures comptables. Selloff les regroupe par période, devise et succursale et les exporte vers votre logiciel comptable. Un rapport de toutes les taxes fournit les chiffres nécessaires à vos décomptes TVA. Voir [export comptable](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/export-comptable.md).

## Un lot, une fiche

Le fil conducteur est simple : un lot doit être décrit une seule fois, et chaque étape suivante (catalogue, enchères, facture, décompte, expédition) doit renvoyer à cette même fiche. Cette fiche unique :

- Supprime les ressaisies.
- Accélère les rapprochements.
- Permet de répondre en quelques secondes à la question d'un déposant.

## Fonctionnalités associées

- [Reçus de dépôt et documents signés](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/recus-depot.md): Enregistrez chaque dépôt sur un reçu numéroté avec emplacement et données d’importation, envoyez listes de lots et contrats, et suivez les copies signées.
- [Gestion des déposants](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/gestion-deposants.md): Fixez commission, frais, assurance, courtier et représentant pour chaque dépôt, regroupez les lots par reçu et informez chaque déposant depuis une seule page.
- [Description des lots](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/description-lots.md): Décrivez vos lots sur un écran configurable : textes, champs personnalisés, catégories et images, avec génération automatique des textes répétitifs.
- [Estimations et prix de réserve](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/estimations-reserves.md): Saisissez prix de départ, estimations basse et haute, réserve et estimation imprimée de chaque lot, ajustez-les en masse et conservez les valeurs de chaque vente.
- [Construction et numérotation du catalogue](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/construction-catalogue.md): Attribuez les lots à une vente, ordonnez-les selon vos critères, numérotez-les automatiquement ou par scan et contrôlez le catalogue avant publication.
- [Inscription et suivi des enchérisseurs](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/gestion-encherisseurs.md): Inscrivez les enchérisseurs avant ou pendant la vente, numérotez-les automatiquement, fixez leurs limites d’achat et demandez des garanties.
- [Ordres d'achat et enchères téléphoniques](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/ordres-achat.md): Enregistrez ordres d’achat, enchères téléphoniques et enchères OU, contrôlez-les selon vos pas d’enchères, confirmez-les par e-mail et imprimez le livre des enchères.
- [Facturation automatique](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/facturation-automatique.md): Créez en quelques clics factures acheteurs et décomptes des déposants, avec commission, assurance, frais, envoi et TVA calculés automatiquement.
- [Suivi des paiements et relances](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/suivi-paiements.md): Enregistrez et imputez les paiements, voyez ce que doit chaque client, envoyez des rappels sur trois niveaux avec frais et suivez les créances dans la balance âgée.
- [Décomptes vendeurs](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/decomptes-vendeurs.md): Générez les décomptes de toute une vente, déduisez commission, frais et TVA, payez les déposants une fois les acheteurs réglés et exportez les virements.
- [Expéditions et bons d'envoi](https://www.selloff.auction/fr/fonctionnalites/expeditions.md): Préparez et suivez les envois aux acheteurs, les retours aux déposants et les lots en certification, avec bons de préparation et e-mails de suivi.

## Questions fréquentes

### Quels documents une maison de ventes remet-elle à un déposant ?

En général un reçu de dépôt lors de la prise en charge des objets, une liste descriptive avec numéros de lots et estimations avant la vente, une liste des résultats après la vente et un décompte indiquant les prix d'adjudication, les déductions et le montant net. Selloff produit ces quatre documents à partir du dépôt et consigne chaque envoi dans la fiche du déposant.

### Quand le déposant est-il payé après une vente aux enchères ?

En général une fois que l'acheteur a payé et que le délai prévu dans le contrat de dépôt est écoulé. Si un acheteur a demandé à vérifier l'authenticité d'un lot, le paiement de ce lot est normalement suspendu jusqu'à la fin de la vérification. Le délai est fixé par les conditions de chaque maison, pas par le logiciel.

### Quelle différence entre le prix d'adjudication et le montant payé par l'acheteur ?

Le prix d'adjudication est l'enchère gagnante. L'acheteur paie ce prix, plus les frais acheteur, la TVA le cas échéant et les éventuels frais d'envoi, d'assurance ou de plateforme. Le déposant, lui, reçoit le prix d'adjudication moins la commission vendeur et les frais convenus.