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Fiches clients et historique
Une fiche par contact : adresses, identité, banque, tags, dépôts, enchères, factures et historique complet des activités, partagé par toute l’équipe.
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Import de contacts
Importez vos contacts depuis un fichier Excel (XLSX) avec contrôle des doublons, tags, centres d’intérêt et source, traités en arrière-plan avec rapport d’erreurs.
Reprendre un carnet d’adresses existant
La plupart des maisons de ventes arrivent avec des années de contacts dans des tableurs, un ancien logiciel ou un outil d’e-mailing. L’import de contacts transforme un fichier Excel en fiches Selloff sans ressaisie, tout en gardant la trace de l’origine de chaque contact.
Comment ça marche
Préparez un fichier XLSX avec un contact par ligne. Seuls le nom et le pays sont obligatoires ; le pays peut être écrit en toutes lettres, Selloff le rapproche de sa liste de pays. Les colonnes facultatives couvrent le titre, le prénom, la société, l’adresse et la case postale, la langue, l’e-mail, jusqu’à huit numéros de téléphone, les remarques et une limite d’achat par défaut.
Les tags s’importent sous forme de liste séparée par des virgules et sont créés automatiquement s’ils n’existent pas encore. Les centres d’intérêt sont rapprochés de vos catégories existantes, par identifiant ou par nom complet.
Avant de lancer l’import, donnez-lui un nom de source. Il est inscrit sur chaque contact importé : vous pourrez ensuite créer une liste intelligente regroupant, par exemple, tous les contacts issus d’un salon.
Contrôles et suivi
- Les doublons sont détectés sur le nom, le code postal et le pays ; Forcer l’import laisse passer les homonymes voulus.
- Les adresses e-mail doivent être uniques dans toute la base.
- Les imports sont mis en file d’attente et traités en arrière-plan : un gros fichier ne bloque pas votre écran.
- Un e-mail confirme la réussite ou, en cas d’échec, joint un rapport XLSX des lignes à corriger.
- L’historique des imports affiche le statut et le nombre de contacts importés, permet de télécharger le fichier d’origine et de relancer avec un fichier corrigé.
Questions fréquentes
Quel format de fichier l’import de contacts de Selloff accepte-t-il ?
Un fichier Excel XLSX avec le nom des colonnes en première ligne. Seules les colonnes lastname et country sont obligatoires ; les colonnes facultatives couvrent le titre, le prénom, la société, l’adresse complète, la langue, l’e-mail, les téléphones, les remarques, la limite d’achat par défaut, les tags et les centres d’intérêt.
Comment Selloff évite-t-il les doublons lors d’un import ?
Chaque ligne est comparée aux contacts existants sur la combinaison nom, code postal et pays. Les doublons sont refusés, sauf si vous cochez Forcer l’import, qui ne s’applique qu’aux noms : une adresse e-mail ne peut jamais exister deux fois dans Selloff.
Que se passe-t-il si certaines lignes sont refusées ?
L’import tourne en arrière-plan et vous recevez un e-mail à la fin. En cas d’échec, l’e-mail contient un fichier XLSX listant les erreurs, et vous pouvez soumettre un fichier corrigé depuis l’historique des imports.
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