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Proformas enchérisseurs
Demandez aux acheteurs de payer avant de les facturer : la proforma réserve les lots remportés et devient une facture normale une fois le paiement reçu.
Ne facturer que ce qui est payé
Lorsqu’un acheteur doit payer avant de recevoir sa facture, émettre la facture tout de suite comporte un risque : si l’acheteur ne paie jamais, elle doit être annulée par une note de crédit. La proforma demande d’abord le paiement. Elle reprend les lots remportés, les montants et vos instructions de paiement, et devient une facture normale une fois l’argent reçu. Les proformas sont désactivées par défaut : activez-les dans Paramètres › Comptabilité › Proformas.
Émettre des proformas
Dans Enchérisseurs à facturer, l’action Créer une proforma d’un enchérisseur liste ses ventes dans la devise, toutes sélectionnées : décochez les lots à exclure, vérifiez le total et confirmez. Pour émettre des proformas pour plusieurs enchérisseurs à la fois, sélectionnez-les et choisissez Créer des proformas ; les numéros d’enchérisseur d’un même client dans une vente peuvent être regroupés sur une seule proforma.
La proforma reprend les montants de la future facture : prix d’adjudication, commission acheteur, assurance acheteur, frais de plateforme et TVA. Les frais d’envoi sont ajoutés par la facture. Les proformas s’impriment ou s’envoient par e-mail avec leur propre modèle de document, et leurs références suivent leur propre format, sans consommer de numéros de facture.
Pendant l’attente du paiement
Les ventes de la proforma lui sont réservées : elles quittent la liste des enchérisseurs à facturer et ne peuvent être ni facturées séparément ni annulées. Les lots que l’acheteur remporte ensuite restent disponibles comme d’habitude. L’onglet Enchérisseurs avec proforma liste d’abord les proformas en attente, avec un avertissement lorsque les prix, la commission ou la TVA ont changé depuis leur émission. Les proformas en attente apparaissent aussi dans le widget Enchérisseurs à surveiller du tableau de bord.
De la proforma à la facture
Une fois le paiement reçu, Générer la facture crée la facture acheteur avec exactement les ventes de la proforma, selon les calculs et la numérotation habituels. Cochez Marquer la facture comme payée pour enregistrer le paiement sur le compte de votre choix dans la même étape, avec une confirmation de paiement par e-mail si vous le souhaitez. Plusieurs proformas peuvent être converties ou supprimées en une fois. La suppression d’une proforma en attente libère ses ventes ; une proforma convertie reste listée avec un lien vers sa facture. Chaque étape est consignée dans les activités du client.
Questions fréquentes
Quelle différence entre une proforma et une facture dans Selloff ?
La proforma est une demande de paiement émise avant la facture. Elle reprend les montants de la future facture, hors frais d’envoi, mais a sa propre référence et ne consomme pas de numéro de facture. Aucune facture n’existe tant que vous n’avez pas converti la proforma : si l’acheteur ne paie jamais, il n’y a rien à annuler par une note de crédit.
Les lots d’une proforma en attente peuvent-ils être facturés autrement ?
Non. Tant que la proforma est en attente, ses ventes lui sont réservées : elles ne peuvent être facturées qu’en convertissant la proforma, et une vente ne peut pas être annulée avant la suppression de la proforma. Les lots que l’acheteur remporte ensuite, ou que vous avez laissés hors de la proforma, restent dans Enchérisseurs à facturer.
Comment le paiement de l’acheteur est-il enregistré ?
Lors de la conversion, cochez Marquer la facture comme payée, puis choisissez le compte et la date du paiement. Selloff enregistre un paiement du montant total de la facture, frais d’envoi compris, et peut envoyer une confirmation de paiement par e-mail à l’acheteur. Seuls les utilisateurs autorisés à enregistrer des paiements voient cette option.
Que se passe-t-il si les montants changent après l’envoi de la proforma ?
La proforma conserve les montants avec lesquels elle a été émise. Si les prix, la commission acheteur, la TVA ou les données du client changent, la liste des proformas affiche un avertissement avec le montant actuel, et la facture reprend les valeurs actuelles. Réimprimez la proforma si l’acheteur a besoin d’un document à jour.
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