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Demandes de certificats
Enregistrez la demande de certificat d’authenticité d’un acheteur, envoyez le lot à l’autorité de certification et suivez-le jusqu’à la décision et à son retour.
Quand un acheteur demande un certificat
Certains acheteurs ne règlent une montre, un tableau ou une monnaie rare qu’une fois son authenticité confirmée par un expert. Selloff enregistre chaque demande et la suit jusqu’au bout : quelle autorité certifie le lot, quand il est parti, ce qui a été décidé et quand il est revenu.
Une demande s’enregistre avec la vente, en cochant une case dans la console du commissaire-priseur ou le formulaire de vente, plus tard depuis la vente sur l’écran Voir/changer une vente, ou manuellement pour n’importe quel lot. Tout contact peut être marqué comme autorité de certification.
De la demande à la décision
Le menu Certifications affiche chaque étape avec son compteur :
- Nouveaux : assignez les demandes à une autorité, plusieurs à la fois.
- À envoyer : les demandes sont regroupées par autorité. Leur envoi crée une expédition vers l’autorité, avec sa date et sa description.
- Décision en attente : enregistrez la réponse pour chaque lot : authentique, non authentique ou inconclus. Une décision « authentique » s’accompagne du fichier du certificat, de sa date, de sa référence et de notes.
- En attente de retours : les lots décidés mais pas encore revenus, marqués comme retournés à leur arrivée.
- Archivé : les demandes terminées ou annulées, avec la décision et sa date.
Chaque demande a sa propre page : les étapes franchies, le lot avec son estimation et sa réserve, le certificat délivré, l’expédition, les coordonnées de l’autorité, des notes et un fil d’activité qui enregistre chaque étape.
Paiement au déposant et certificats du lot
Une demande faite sur la vente bloque le paiement au déposant jusqu’à la décision finale, et le décompte vendeur présente le lot parmi les montants encore en attente. Une décision n’annule pas d’elle-même la vente et ne contrepasse aucun paiement : Selloff vous rappelle de traiter la facture ou le retour si nécessaire.
Les certificats reçus comme authentiques s’ajoutent au panneau Certificats du lot. Les certificats obtenus autrement s’y ajoutent aussi, avec l’autorité, la date, la référence, des notes et le fichier, dans l’ordre de votre choix.
Questions fréquentes
Le déposant est-il payé pendant la certification d’un lot ?
Non. Lorsque la demande a été faite sur la vente, le lot est exclu du montant payable au déposant jusqu’à ce que la demande ait une décision finale : authentique, non authentique, inconclus ou annulé. En attendant, le décompte vendeur présente le lot parmi les montants encore en attente.
Que se passe-t-il lorsqu’un lot est déclaré non authentique ?
Vous enregistrez la décision, et la demande attend sous En attente de retours jusqu’au retour du lot, ou passe directement aux archives s’il est déjà revenu. La décision n’annule pas d’elle-même la vente ni la facture de l’acheteur : Selloff vous rappelle qu’annuler la vente, contrepasser la facture ou gérer le retour sont des étapes distinctes.
Comment envoyer plusieurs lots au même expert ?
Assignez les demandes à cette autorité de certification, puis sélectionnez-les sur l’écran À envoyer, où les demandes sont regroupées par autorité. Selloff crée une seule expédition vers l’autorité avec tous les lots sélectionnés, qui apparaît dans vos expéditions comme les autres.
Qui peut être autorité de certification ?
Tout contact marqué comme autorité de certification sur sa fiche : un expert, un laboratoire, un fabricant ou la fondation d’un artiste, par exemple. Seuls ces contacts sont proposés lorsque vous assignez une demande ou ajoutez un certificat à un lot.
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