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Fixez commission, frais, assurance, courtier et représentant pour chaque dépôt, regroupez les lots par reçu et informez chaque déposant depuis une seule page.
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Reçus de dépôt et documents signés
Enregistrez chaque dépôt sur un reçu numéroté avec emplacement et données d’importation, envoyez listes de lots et contrats, et suivez les copies signées.
Le reçu : la preuve de ce qui a été confié
Chaque fois qu’un déposant apporte des objets, Selloff enregistre un reçu rattaché à son dépôt. Un reçu porte un numéro, généré automatiquement à partir d’un numéro de départ ou saisi à la main, une date, une description, la valeur estimée et le nombre de lots, le collaborateur responsable et l’emplacement de stockage des objets, avec des précisions libres sur l’endroit exact. Son statut suit le travail : non livré, livré en attente de description, en description, terminé.
Pour les objets venant de l’étranger, le reçu conserve aussi le numéro, la date, la valeur et le fichier d’importation.
Les lots rattachés au reçu
Le reçu liste ses lots avec la référence, le titre, la catégorie principale, la devise, le prix de départ, la réserve, la référence du déposant, le prix payé, le descripteur et le statut. Les nouveaux lots se décrivent directement depuis le reçu et, selon vos paramètres, les références de lot sont construites à partir du code du reçu. Les étiquettes code-barres de tous les lots d’un reçu s’impriment en une fois.
Des documents pour le déposant
Trois documents sont prêts à l’emploi et adaptables à vos formulations : la liste des lots, le reçu de livraison et le contrat de vente. Imprimez-les ou envoyez-les par e-mail pour un reçu ou pour une sélection ; lorsque les documents sont adressés à un représentant, c’est son adresse qui est utilisée. Chaque document confirmé comme imprimé ou envoyé est classé sur la fiche du déposant.
Les copies signées sous contrôle
Les documents sont signés sur papier, scannés et joints. Selloff suit ce qui a été envoyé et ce qui est revenu signé ; par défaut, le reçu de livraison est suivi pour la signature, et d’autres documents peuvent l’être aussi. La liste des reçus se filtre sur les reçus signés, les fichiers d’importation et la date, et les copies signées se téléchargent d’un coup. Les paramètres peuvent rendre le fichier de reçu obligatoire à partir d’un statut donné : aucune description ne commence sans reçu signé au dossier.
Questions fréquentes
Comment les contrats de dépôt sont-ils signés dans Selloff ?
Le contrat de vente, le reçu de livraison et la liste des lots s’impriment avec un bloc de signature et sont signés sur papier par le déposant. La copie signée est ensuite scannée et jointe au reçu : Selloff indique quels documents sont signés et permet de télécharger les copies signées, plusieurs à la fois dans un fichier ZIP.
Selloff peut-il empêcher de clore un reçu sans copie signée ?
Oui. L’administrateur peut exiger un fichier de reçu en permanence, dès le statut « en description » ou dès le statut « terminé ». Les informations d’importation peuvent aussi devenir obligatoires avant la clôture lorsque les objets viennent de l’étranger.
Comment enregistrer des objets importés d’un autre pays ?
Le reçu conserve le numéro d’importation, la date, la valeur et le fichier correspondant. Pour les déposants établis dans un autre pays que la succursale, Selloff demande ces informations d’importation sur le reçu.
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