Du dépôt à la facture : le parcours d'un lot en maison de ventes

Quelle que soit sa spécialité, chaque maison de ventes suit la même chaîne. Les objets arrivent, sont décrits et estimés, figurent dans un catalogue, reçoivent des enchères, sont adjugés, facturés et payés ; le déposant est réglé et le lot expédié. Les différences se situent dans les détails, et c'est dans les détails que l'on perd du temps et que les erreurs s'installent.

Cet article suit un lot tout au long de la chaîne, avec les points d'attention de chaque étape et la manière dont Selloff les prend en charge.

Tout commence lorsqu'un déposant confie des objets à la maison. Le reçu de dépôt indique ce qui a été remis, par qui et à quelles conditions :

Signé par les deux parties, il sert de référence pour toutes les questions qui suivront.

Dans Selloff, un reçu appartient à un dépôt et porte ses conditions de vente. Son statut indique où en est le travail (non livré, livré en attente de description, en description, terminé), et la maison peut exiger un reçu signé avant qu'il passe à l'étape suivante. L'emplacement de stockage est aussi enregistré, pour que le catalogueur retrouve les objets. Voir reçus de dépôt et documents signés.

L'expert décrit chaque lot : titre, description, dimensions ou poids, état, provenance, catégories et images. Des données bien structurées rapportent plus tard. Elles alimentent le catalogue imprimé, le site, les plateformes et les recherches que feront les collaborateurs dans plusieurs années.

L'écran de description de Selloff associe un titre et une description à un titre et une description secondaires (souvent utilisés pour une deuxième langue), jusqu'à dix champs supplémentaires configurables, des taxonomies, des mots-clés et des images classées par type de scan. Chaque lot reçoit une référence interne permanente et peut porter une étiquette code-barres dès le premier jour. Voir description des lots et références et étiquettes code-barres.

Chaque lot reçoit une estimation basse et haute, une mise à prix et, si c'est convenu, un prix de réserve. Ces montants sont discutés avec le déposant, qui reçoit en général une liste descriptive à valider avant l'impression du catalogue.

Dans Selloff, estimations, mise à prix et réserve figurent sur le lot. L'estimation imprimée est générée automatiquement et peut être ajustée à la main. La liste descriptive s'imprime ou s'envoie par e-mail à chaque déposant depuis le reçu ou depuis l'écran des dépôts de la vente. Voir estimations et prix de réserve.

Les lots sont attribués à un catalogue, mis en ordre (par catégorie, déposant ou thème) puis numérotés. Les ventes importantes sont divisées en vacations. Avant publication, un contrôle systématique repère les images, estimations ou descriptions manquantes.

Selloff permet d'ordonner les lots par règles ou à la main, de les numéroter à partir d'un premier numéro choisi, de lancer un contrôle d'erreurs, puis d'activer le catalogue. Il peut alors être imprimé en PDF, exporté pour InDesign, en Excel ou en images, préparé aux formats de fichier de plateformes comme Drouot ou Interenchères et publié sur votre propre site. Voir construction et numérotation du catalogue et publication du catalogue en ligne.

Les lots invendus ne sont pas la fin de l'histoire. Beaucoup de maisons acceptent des offres en après-vente, souvent proches de la réserve et avec l'accord du déposant. Dans Selloff, les offres sur les lots invendus peuvent rester ouvertes après une vente en direct. Chaque offre s'affiche avec l'estimation, la réserve et le déposant du lot, et s'accepte ou se refuse en un clic. Voir offres et après-vente.

Les factures acheteurs doivent partir vite, idéalement le jour même. Chacune réunit les prix d'adjudication, les frais acheteur, l'assurance le cas échéant, la TVA et les éventuels frais.

Dans Selloff, l'écran des enchérisseurs à facturer liste tous les acheteurs ayant des lots non facturés. Les factures peuvent être créées pour tous les enchérisseurs sélectionnés en une fois, et un client ayant enchéri sous plusieurs numéros peut recevoir une seule facture. Les frais acheteur sont définis par vente et peuvent être adaptés par client ; les frais de plateforme s'ajoutent selon l'origine de chaque enchère. Les factures s'impriment ou s'envoient par e-mail en série. Voir facturation automatique.

Les paiements arrivent par virement, par carte ou en ligne. Il faut les rapprocher des factures et relancer les retardataires, avec courtoisie mais fermeté.

Selloff enregistre les paiements sur les factures, propose le paiement en ligne via des prestataires de paiement connectés et gère trois niveaux de rappel, chacun avec des frais optionnels. Une balance âgée et la liste des lots impayés montrent ce qui reste ouvert. Voir suivi des paiements et relances.

Enfin, les lots quittent la maison : retirés sur place, envoyés par la poste ou confiés à un transporteur. Chaque envoi demande un bon d'envoi, un emballage adapté, un numéro de suivi et la vérification que la facture est payée.

Selloff relie les expéditions aux factures, calcule les frais d'envoi selon une matrice et utilise le scan des codes-barres pour vérifier que les bons lots partent dans le bon colis. Voir expéditions et bons d'envoi.

Tout au long de la chaîne, chaque facture, paiement et décompte génère des écritures comptables. Selloff les regroupe par période, devise et succursale et les exporte vers votre logiciel comptable. Un rapport de toutes les taxes fournit les chiffres nécessaires à vos décomptes TVA. Voir export comptable.